Nakon izrade dokumenta, podatke je potrebno prenijeti u odgovarajuće poslovne knjige i zaštititi od nehotičnog brisanja i promjena. Ta zaštita i prijenos aktiviraju se komandom ‘Obradi dokument’.
Obrada djeluje na sve dokumente u svrhu zaštite ali prijenos podataka u poslovne knjige je omogućen samo kod slijedećih dokumenata:
- Kalkulacije cijena;
- Povrat robe dobavljaču;
- Izrada računa;
- Promjena cijene;
- Promjena količine zbog otpisa, otuđivanja.
Na gornjem dijagramu s lijeve strane prikazani su dokumenti i veze prema odgovarajućim dokumentima. Dodatno, računi imaju vezu prema ponudama u svrhu izrade računa na bazi izrađene ponude.
Unos podataka pomoću temeljnice
Počevši od prvih verzija, program je omogućavao prijenos podataka između pojedinih poslovnih knjiga. Ideja je bila, da su u odgovarajućoj poslovnoj knjizi, aktiviranjem komande za prijenos, podaci ‘povuku’ iz neke druge knjige. Temeljnice, dokument koji je omogućavao prijenos podataka između knjiga i unos stavki izvoda, dodan je naknadno. Korisnik je dobio mogućnost, podešavanjem šifrarnika koji koristi temeljnica, djelovati i prilagođavati program svojim potrebama bez sudjelovanja autora programa.
Dakle, izradom i obradom temeljnice, podaci se prenose u slijedeće poslovne knjige:
- Knjiga ulaznih računa;
- Knjiga izlaznih računa;
- Knjiga primitaka i izdataka.
Na gornjem dijagramu s desne strane prikazane su poslovne knjige koje su povezane s temeljnicama. Ostale poslovne knjige nemaju vezu s temeljnicama, već se kreiraju ili obradom pojedinih dokumenata (Knjiga popisa) ili nastaju onog trenutka kad se otvore (Kartice kupaca i dobavljača – prikupljanjem podataka iz odgovarajućih dokumenata).